Современный менеджмент предусматривает использование концепции процессного управления, которая считает, что деятельность любого предприятия направлена на обеспечение эффективной работы бизнес-процессов и предоставляет соответствующие программные инструменты для их оптимизации. Этот подход также называют BPM — Business Process Management. В данной статье мы расскажем о преимуществах, которые этот подход может принести бизнесу и о том, каким образом он реализуется на конкретных примерах.

Концепция BPM (Business Process Management) была создана в 80-е годы XX века, и ее основной целью было упрощение управления предприятиями и улучшение качества продукта. Процессный подход к управлению представляет работу компании как комплекс бизнес-процессов, которые in идеале должны увеличивать ценность производимого продукта для потребителя.

Одной из целей процессного подхода является наладка горизонтальных взаимодействий и уменьшение количества вертикальных связей. В традиционной функциональной модели задачи направляются от начальников к подчиненным, и, пока поручение доходит до линейного менеджера, теряется много времени. В процессном управлении прямое взаимодействие между сотрудниками позволяет избежать этой проблемы.

Еще одной целью процессного подхода является четкое определение зон ответственности, которое позволяет избежать срыва сроков, снижения качества и недовольства клиентов. В рамках BPM-модели каждый процесс полностью отвечает один человек, хотя в исполнении участвуют многие.

Еще одним преимуществом процессного подхода является устранение конфликта между подразделениями. Разным отделам компании больше не придется конкурировать между собой: они будут стремиться к одному и тому же — привести процесс к ожидаемому результату.

Кроме того, BPM-процессы имеют ряд важных характеристик — снижение издержек, рост производительности и рентабельности, стабильность и предсказуемость результатов, их соответствие стандартам качества, наведение порядка в бизнес-процессах, упрощенный анализ и гибкость управления.

Однако для обеспечения эффективности процессный подход должен соответствовать нескольким ключевым характеристикам. Если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, об эффективности не может быть речи. Основными свойствами бизнес-процессов, которые относятся к этим условиям, являются их понятность, четкая структура, определенная зона ответственности, управление качеством и гибкость.

Переформулированный текст:

Термин "вход" относится к любому объекту, который нуждается в изменениях в результате процесса. В качестве такого объекта могут выступать различные элементы, такие как документы, данные, финансы, материалы. Важно понимать, что объект не обязательно является материальным. Например, факт подачи заявки клиентом также может считаться входом в процесс.

Завершение процесса. Как и в начале, выход может представлять собой физический объект или абстрактное понятие (например, подтверждение получения заказа от клиента). В некоторых случаях выход одного процесса может стать входом для другого.

Ресурсы способствуют реализации процессов, которые превращают входные данные в готовый результат. Этот процесс включает в себя использование различных элементов: сотрудников, оборудования, финансовых средств, документов и программного обеспечения, а также других материальных ресурсов. Материальные ресурсы изнашиваются, но не подвержены изменениям.

Показатели эффективности: анализ процессов и принятие управленческих решений

Для принятия управленческих решений необходимо проанализировать процессы и результаты их исполнения. Важно учитывать такие характеристики, как время, затраченное на исполнение, количество произведенной продукции, процент брака, уровень удовлетворенности клиентов и другие. Анализ показателей эффективности позволяет понять, как еще больше повысить эффективность процессов.

Регламент – это схема или маршрут, а также совокупность правил, которые регулируют процесс. Он является необходимым условием для обеспечения точности и высокого качества работы, а также для соблюдения сроков исполнения.

В процессе создания продукта важную роль играют многие участники, однако финальную ответственность за результат несет только владелец. Именно он распоряжается всеми необходимыми ресурсами.

Статья о поставщиках и потребителях

Организации существуют благодаря взаимодействиям между поставщиками и потребителями. Поставщики обеспечивают поставку необходимых элементов, которые входят в процесс, а потребители получают готовые результаты. Важно понимать, что обе стороны являются неотъемлемой частью процесса. Если не будет поставщиков, процесс не может быть запущен, а если не будет потребителей, результат не будет востребован.

Процессный подход к управлению организацией заключается в выделении и описании бизнес-процессов, а также во внедрении системы, которая обеспечивает их автоматизацию и бесперебойное функционирование. Однако для реализации процессного подхода необходимо использовать особый тип программного обеспечения - BPM-систему, а не обычные ERP, которые применяются для управления взаимодействиями на предприятии.

Введение BPM-системы позволяет организации оптимизировать процессы благодаря современным технологиям автоматизации. Одним из главных преимуществ BPM-системы является возможность контроля и управления процессом на всех его этапах. Это улучшает управление ресурсами и повышает качество работы.

Итак, для успешного функционирования организации важно осознавать значимость взаимодействия между поставщиками и потребителями, а также применять процессный подход к управлению, включая внедрение специального программного обеспечения - BPM-системы.

Понимание разницы между BPM-системами и классическими IT-решениями невероятно важно для предприятий. В отличие от ERP, BPM-системы полностью воспроизводят последовательность действий на программном уровне, и это гарантирует меньше ошибок в процессе выполнения. Но главным преимуществом BPM-системы является её широкая сфера применения, охватывающая все аспекты бизнеса. Например, в случае больших бизнес-процессов, которые включают в себя задачи, не связанные с документами, классическое ERP не всегда может решить проблему. Тогда с помощью BPM-системы можно создать схемы, которые сами ведут пользователя по заданному маршруту, определяют последовательность этапов и назначают ответственных за каждую стадию.

Посмотрим на пример процесса входного контроля сырья. При загрузке машины и оформлении приходного ордера в 1С BPM-система автоматически стартует процесс. Каждой партии сырья присваивается соответствующий статус и информация о ней сразу же передается в отдел качества. Затем посыльный отправляется на склад за образцами и осуществляет первичный контроль по чек-листу, после чего вносит данные в 1С. На следующем этапе задача переходит в лабораторию, где проводится физико-химический анализ образцов сырья. После внесения данных в систему процесс снова переходит в отдел качества, где на основе полученных сведений принимается решение о том, пропустить партию или нет. Если обнаруживается брак, система формирует задачу отделу снабжения. Показатели контроля сохраняются в системе, и взаимодействие всех сотрудников происходит в одном информационном пространстве.

Результаты явно показывают, что с BPM-системой бизнес становится эффективнее. Процессный подход позволяет экономить время, снижать расходы, повышать производительность и в конечном итоге увеличивать ценность продукта для потребителя. Более того, BPM-системы позволяют выстраивать визуальные карты маршрутов процессов с помощью специальных инструментов, упрощая контроль исполнения и избавляя сотрудников от лишней работы.

Фото: freepik.com